Organiser le transfert de connaissance lors d’un départ à la retraite

 

Parfois vécu comme un risque, d’autres fois comme une opportunité, un départ à la retraite n’est jamais neutre. Les enjeux que pose le transfert de connaissance et de compétences peuvent effectivement être lourds pour l’entreprise. Mais contrairement à une démission ou un arrêt brutal, ce type de départ s’anticipe. La retraite se prépare, du côté de l’individu bien sûr, mais aussi du côté de l’entreprise. Comment alors organiser au mieux ce transfert de connaissance entre collaborateurs ?

 

La compétence au cœur des enjeux RH

Certes, nous avons en France des technologies, des équipements, outils et logiciels de pointe, à l’actif des entreprises. Mais l’une des plus grandes richesses de toute organisation réside avant tout dans ses compétences humaines, son capital intellectuel. Les ressources humaines, les talents, sont en effet au cœur des enjeux RH. Développer et renouveler les compétences est un défi crucial et quotidien.

Lors d’un départ à la retraite, et au-delà des relations humaines, ce sont des compétences que l’on risque de perdre. Les managers doivent organiser cette transmission des compétences au sein de leur entité. C’est alors une occasion pour l’équipe de se poser et de repenser sa raison d’être. Car tout changement bouscule mais offre aussi des opportunités :

  • Quelle est notre valeur ajoutée ?
  • Quelles sont nos ambitions à 6 mois, à 1 an, à trois ans ?
  • Et quels sont les moyens humains et matériels que nous pouvons utiliser ?

Nous vivons dans un environnement VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity). Alors prendre le temps de se poser ces questions est le meilleur moyen d’adapter régulièrement sa trajectoire.

 Quand la GPEC anticipe les départs à la retraite

Les managers jouent un rôle central, c’est vrai. Cependant, gérer le transfert de connaissance ne peut leur incomber à eux seuls. Ni même seulement à la fonction RH. La direction doit fixer le cap et les conditions d’un fonctionnement général volontariste dans sa politique RH. Pour cela, elle doit s’offrir les moyens de ses ambitions.

Les entreprises qui mettent en place la GPEC, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, réussissent davantage dans cette mission. Celles qui sont précurseur en la matière ont d’ailleurs été généralement contraintes de le faire. Souvent parce que la pyramide des âges entraînait des départs massifs à la retraite et qu’il fallait anticiper les besoins futurs.

Pour ce faire, une réelle compréhension des métiers, des compétences clés existantes et nécessaires, est indispensable. Cela passe par la mise en place de référentiels métiers et de fiches de postes détaillées. Il faut en premier lieu identifier les savoirs clés, savoirs tacites et explicites, les connaissances critiques et stratégiques pour l’entreprise. La formalisation du recueil des connaissances marque une première étape incontournable.

Par ailleurs, les outils comme l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel facilitent la mise en lumière des connaissances et compétences à transmettre. Enfin, gérer les connaissances passe par un solide plan de formation personnalisé. Il peut permettre d’enclencher l’évolution, voire la transformation des compétences. Mais ce n’est pas le seul levier.

 

5 propositions pour assurer le transfert de compétences

En effet, mettre en place des plans de transfert des connaissances implique d’activer plusieurs leviers. Nous avons retenu 5 grandes propositions pour aider les entreprises dans cette mission.

 

1- Développer la culture du knowledge management

Le knowledge management, c’est la gestion des connaissances au sein d’une organisation.

Toute organisation possède un patrimoine de connaissances individuelles et collectives. Pour commencer, La formalisation et la documentation de ces connaissances facilitent leur diffusion, leur partage et appropriation. La formation est ensuite une façon d’adopter les nouvelles connaissances. Mais le knowledge management va plus loin en mettant systématiquement en avant l’information utile au bon endroit au bon moment. Les employés se forment quasi en permanence, et tout au long de leur carrière. Leur apprentissage ne passe pas uniquement par de la formation traditionnelle, mais aussi par le :

  • « blended learning » (mix de présentiel et distanciel)
  • e-learning
  • micro-learning (formats très courts, de 30 secondes à 3 minutes)…

Par le management des connaissances, l’entreprise devient ainsi une organisation apprenante, agile, capable de renouveler plus facilement ses compétences.

 

 2- Mettre en place des plans de formations personnalisés

Chaque individu développe son propre parcours professionnel. L’expérience, les qualifications et compétences acquises, le savoir-faire et le savoir-être forment un patrimoine unique pour chacun. C’est pourquoi, les plans de formation professionnelle ne peuvent pas être uniformes. Et n’oublions pas les séniors en fin de carrière ! Eux aussi doivent continuer à se former jusqu’au bout, car tout évolue rapidement. Il semble indispensable, également, de prendre le temps de les accompagner dans l’adoption des nouveaux outils de partage. Ils seront alors davantage enclin à partager leurs connaissances et favoriser le transfert de compétences.

 

 3- Booster la mobilité interne des séniors

Cette proposition vise à diminuer le risque de perte brutale de savoir-faire sur un poste donné. En favorisant la mobilité interne en général, et plus particulièrement celle de vos salariés séniors, vous permettez à votre organisation de s’adapter plus facilement. Il vous faut pour cela réfléchir à la construction de passerelles entre les métiers.

Et cette méthode renforce aussi la motivation et la fidélisation des collaborateurs en leur ouvrant des perspectives d’évolution professionnelle. Une nouvelle mission signe une preuve de reconnaissance et le challenge décuple l’envie de réussir.

 

4- Anticiper les recrutements

Prendre de nouvelles fonctions nécessite toujours un temps d’adaptation. Aussi, anticipez le remplacement nécessaire d’un futur retraité. Qui pourrait lui succéder ? Le périmètre du poste peut-il, doit-il évoluer ? Comment accompagner ces changements organisationnels progressivement pour que la coupure soit le moins brutale possible ? Pour cela, pensez à anticiper les recrutements nécessaires. Et prévoyez un temps de tuilage suffisant. Un nouvel employé doit pouvoir matcher avec les compétences certes actuelles, mais surtout futures, pour s’adapter à l’évolution des métiers.

 

5- Pousser le tutorat et favoriser les relations intergénérationnelles

Au sein de l’entreprise, les générations se côtoient, parfois non sans difficultés. Les générations X, Y, et Z maintenant, peuvent avoir du mal à se comprendre et travailler ensemble. Pourtant, les plus jeunes générations ont beaucoup à apprendre de leur aînés. Et dans l’autres sens, les séniors peuvent enrichir leurs connaissances en côtoyant les plus jeunes. La mise en place de tutorat, de mentorat, peut permettre de créer des binômes générationnels et faciliter la transmission des connaissances. En développant la culture de la diversité intergénérationnelle, vous renforcez l’ancrage des compétences et connaissances clés de votre entreprise.

 

Soignez votre capital humain et votre marque employeur ! Mettez la gestion des connaissances et des compétences au cœur de votre organisation en matière de gestion des ressources humaines ! La gestion prévisionnelle de l’emploi et l’accompagnement des individus et des équipes fidéliseront alors vos talents et renforceront votre compétitivité.